protocollo - Comune di Ceriale (SV)

UFFICI COMUNALI | protocollo - Comune di Ceriale (SV)


Ufficio Protocollo e archivio

SEDE

Piazza Nuova Italia n.1 - 17023 Ceriale (SV)

Responsabile di Area Sig.ra M. Dorella Tomatis 0182 - 919342
Telefono Ufficio Protocollo Dott. Giacomo Allaria 0182 - 919351 --- Mariangela Penna 0182 - 919301 

Orari di apertura

lunedì, mercoledì, giovedì e venerdì dalle 10.15 alle 12.45
martedì mattina chiuso, martedì pomeriggio dalle 15.00 alle 17.00, giovedì pomeriggio chiuso.

Fax

0182 - 991461

E-mail

protocollo@comune.ceriale.sv.it  posta certificata comuneceriale@postecert.it


Attività di competenza:

  • PROTOCOLLO 
  • ARCHIVIO 

Il Protocollo è un registro sul quale vengono annotati quotidianamente i documenti e la corrispondenza ricevuti e spediti e costituisce la prova giuridicamente valida dell’esistenza di un documento e/o di una corrispondenza. Le registrazioni sul protocollo sono numerate in ordine progressivo e cronologico. In base alle leggi in materia e al Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) approvato con DLgs 82/2005, con riferimento anche al icona pdf piccola manuale di gestione e conservazione dei documenti, il protocollo informatico gestisce il registro e i flussi documentali del Comune.
Dal 2013 è stato avviato anche il processo di acquisizione informatica dei documenti registrati al protocollo del Comune di Ceriale, ai sensi di quanto previsto dal CAD: tutta la documentazione cartacea in arrivo viene consegnata all’Ufficio Protocollo per la protocollazione, apposizione dell’etichetta con codice “barcode” e scansione del documento, e successivamente distribuita agli uffici di competenza per la trattazione.
Le pratiche con elaborati grafici o complessi devono essere presentate mediante idoneo supporto informatico esclusivamente nei seguenti formati:
1) in formato PDF, meglio se PDF/A: istanze, fotocopia documento di riconoscimento, autocertificazioni e/o dichiarazioni sostitutive, atti notarili, relazioni tecniche, documentazioni fotografiche, perizie, attestati di pagamento, ecc.
2) in formati DXF, PDF, PDF/A, TXT, RTF, XML, TIFF:  elaborati grafici

In alternativa alla consegna cartacea allo sportello dell’ufficio Protocollo, è possibile inviare qualsiasi istanza, documentazione o altro alla casella di PEC (posta elettronica certificata) istituzionale comuneceriale@postecert.it . Le istanze e la documentazione, che sono direttamente registrate dal protocollo e inviate in tempo reale alla scrivania virtuale dell’ufficio comunale competente, devono pervenire da una casella di posta elettronica certificata e devono essere prodotte in formati stabili, completi, leggibili, immodificabili in formato PDF/A o in quelli sopra elencati.
La legge n. 2/2009 di conversione del D.L. 185/2008, ha stabilito l’obbligatorietà di un indirizzo di posta elettronica certificata per imprese e professionisti e, quindi, le comunicazioni degli uffici comunali dirette a imprese o a professionisti si compiono tramite PEC. Gli indirizzi PEC di imprese e professionisti sono reperibili sul sito www.inipec.gov.it
Anche le comunicazioni con altre Pubbliche Amministrazioni avvengono esclusivamente attraverso i mezzi informatici, ai sensi di quanto previsto dal CAD e dal Piano di Razionalizzazione delle spese, approvato con deliberazione di Giunta comunale n. 48/2014, che tra gli obiettivi di miglioramento pone la riduzione delle spese postali. La rubrica degli indirizzi di posta elettronica certificata delle pubbliche amministrazioni è consultabile sul sito www.indicepa.gov.it  
Gli utenti possono inviare comunicazioni al Comune anche tramite fax al numero 0182 991461, ma il mezzo più sicuro e ecocompatibile è la posta elettronica certificata, che ha lo stesso valore legale di una raccomandata se perviene da un indirizzo pec.

L’archivio è la raccolta sistematica dei documenti e degli atti cartacei relativi all’attività del Comune, idealmente suddiviso in tre parti:
- archivio corrente, formato dalla documentazione relativa agli affari in corso
- archivio di deposito, costituito dalla documentazione riferita a pratiche già definite e chiuse
- archivio storico, formato dalle pratiche definite che devono essere conservate in maniera permanente per la loro importanza storica e/o amministrativa. La responsabile dell’archivio storico è la dott.ssa Elisabetta Saturno (tel. 0182 919406)
L’archiviazione dei documenti e atti informatici avviene invece attraverso la cosiddetta “conservazione sostitutiva dei documenti digitali”, affidata a un conservatore accreditato.

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